タブレットを使用している女性

決まりを明確に

パソコンのモニター

社内の決まりを明確にするためには、社内の文書管理の方法を決め、しっかりと管理していくことが重要です。今、守るべき決まりはなんであるのか、を共通認識を保つためには、最新版の書類がどれであるかを明確にする必要があります。そのためは、文書に番号をつけることで、より文書管理はやりやすくなるものです。プリントアウトして綴じる場合にも、発行部署、文書の種類などに対して数字、アルファベットを使用して分類の仕様がわかるようにしておくと、何かと便利になります。社内で管理する場合は持ちろんですが、外部に保管を委託する場合にも、しっかりとした区分をしておくと、その後の見直し、修正などの文書管理がやりやすくなるものです。

自社の文書管理状況が適正に行われているかどうかを見直すには、ISOなどの規格を取得して、定期的に監査を受けると否が応でも管理制度は高まるものです。もちろん、監査のためだけに文書管理を行うわけではありませんが、管理に対する緊張感が高まることは、管理に良い影響を与えるものです。さらに、1年に一回といった頻度での見直しを、社内的に設定しておけば、他部門との牽制になり、結果的に良い方向に影響が出るものです。こういった文書管理がしっかりとできていれば、顧客の監査などがあった場合にも、スムーズな対応をすることができるばかりではなく、社内での書類運用に自信が付き、従業員も書類重視の風潮が広まり、良い影響が出るものです。